Eventmanagement nach der Pandemie – it looks like an adventure

Ist sie wirklich vorbei, die Pandemie? Das wäre schön aber keiner weiss, was uns der Herbst diesbezüglich bringen wird. Trotzdem erfreut sich die Branche über eine kleine Boomphase, die uns im Frühling und Spätsommer 2022 viele schöne Projekte beschert. Gleichzeitig kämpfen auch wir, wie viele Dienstleister, mit der Ressourcenknappheit und steigenden Preisen und sind gespannt, was die Weltwirtschaft bringt. Ein interessantes Spannungsfeld, dem wir mit viel Offenheit begegnen.

Auf Ansage hat sich das Eventgeschäft kurzfristig erholt. Nach der Aufhebung der Maskenpflicht Mitte Februar 2022 haben die Anfragen und Zusagen zugenommen. Viele Corporate Kunden wollen etwas nachholen. Jubiläen, die nicht gefeiert oder Eröffnungen die verschoben wurden oder einfach die wichtigen Mitarbeiterfeste, die den Kitt zwischen den Menschen wieder verdichten sollen. Eine wahrliche Hoch-Zeit für uns als Agentur und Kommunikationsdienstleister, die uns richtig glücklich macht.

Die Kehrseite der Medaille

Nur wenn alle gleichzeitig und kurzfristig feiern und tagen wollen, bringt das die Lieferkette in grosse Bedrängnis. Locations und Showacts sind ausgebucht. Die Caterer finden bekanntlich kein Personal – und nicht nur sie - viele Eventdienstleister haben Schwierigkeiten kompetente Mitarbeitende zu finden. Und dadurch steigen die Preise und verteuern das Gesamtbudget. Dies sind nur einige der Herausforderungen.

Was bringt der Herbst?

Die Wirtschaftslage mit der anhaltenden Pandemie, dem Krieg, der Inflation, der schwankenden Börse und all den anderen dunklen Wolken machen die Planung sehr schwierig. Was wird im Herbst passieren? Werden die Unternehmen den persönlichen Austausch weiterhin fördern? Oder werden sie das Geld lieber sparen? Und die Gäste? Stellt sich eine Sättigung ein und die Menschen verkriechen sich lieber wieder in der warmen Stube daheim? Und welche Zeichen werden von Politik und Wirtschaft gesetzt?

Agilität wird wichtig bleiben

Agilität heisst das Zauberwort auf unserer Seite. Schlank und flexibel bleiben, um auf Veränderungen jederzeit und kurzfristig reagieren zu können. Als Kommunikationsagentur sind wir Agilität gewohnt, vielleicht ist sie sogar in unserer DNA. Das zu unserem Glück, denn so können wir unseren positiven Mindset behalten und auch den kommenden Unsicherheiten mit Spannung begegnen. Ganz nach Big Panda und Tiny Dragon.

“It looks like the journey ahead is going to be tough.” - Tiny Dragon said. Big Panda smiled, “It looks like an adventure to me.”

(Autor: James Norbury / hier zu Shopify)

Links zum Thema Kostenanstieg in der Eventbranche:
Artikel: Bundesvereinigung Veranstaltungswirtschaft, Kostenexplosion belastet Eventindustrie, 28.6.2022
Forschungsstudie Mai 2022: https://forward.live/neuigkeiten/kostenexplosion-belastet-eventindustrie/

Was sind die Vorgaben für Live-Events bis 1'000 Personen?

Seit dem 22. Juni gibt es Licht am Horizont. Der Bundesrat hat die COVID-Verordnung angepasst und Events bis 1'000 Personen wieder erlaubt. Nur was heisst das konkret in der Umsetzung? Welche Vorgaben gibt es? Wie kompliziert ist es tatsächlich, Events mit einigen Hundert Gästen umzusetzen? Wir haben für euch das Wichtigste zusammengefasst.


Anzahl Personen

Die Grenze für die maximale Anzahl von Personen wird von 300 auf 1000 angehoben.

Contract Tracing: Gruppen von 300 Personen

Die Veranstalter müssen in der Lage sein, die Personenzahl, die im Falle eines Contact Tracings kontaktiert werden muss, auf maximal 300 zu begrenzen. Dies kann durch Eingrenzung von Sektoren, durch Sitzplatzreservationen und Lenkung von Personenströmen erreicht werden. Die Daten der Gäste sind dementsprechend vollständig zu erfassen (und den 300er Gruppen zuzuordnen).

Vermischung dieser 300er Gruppen

Wenn die Möglichkeit einer Vermischung der 300 Personen-Gruppen besteht (im Eingangsbereich, auf der Toilette, beim Getränkeausschank) muss entweder der Mindestabstand von aktuell 1,5 Metern eingehalten oder eine Maske getragen werden.

Abstände

Der Mindestabstand muss innerhalb dieser 300er Gruppe nicht zwingend immer eingehalten werden. Trotzdem wird empfohlen, grundsätzlich den Abstand von 1,5 Metern zu ermöglichen.

F&B – sitzend und stehend möglich

Es besteht im Cateringbereich ab dem 22. Juni keine Sitzpflicht mehr.  

F&B – Abstände einhalten

Im F&B Bereich gilt, wie in allen anderen Bereichen, dass die 1,5 Meter Abstand grundsätzlich eingehalten werden sollen. Wenn sich verschiedene Gästegruppen an einen überlangen Tisch setzen (Festbank oder ähnliches), dann muss zwischen den Gruppen der Mindestabstand eingehalten werden.

F&B – Buffets und Ausgabestellen sind erlaubt

Buffets und Ausgabetheken (z. B. Take-Away, Selbstbedienungsrestaurants, Bars und Pubs) sind erlaubt. Die Betriebe machen die Gäste mit Plakaten, Distanzhaltern und Bodenmarkierungen auf die Abstandsregeln aufmerksam.

Hygieneregeln einhalten

Weiterhin gilt, dass die Veranstalter, Locationbetreiber, Caterer und alle Dienstleister die Hygieneregeln jederzeit einhalten. Auch während des Auf- und Abbaus muss darauf geachtet werden.

Keine Sperrstunde um 24.00 Uhr

Der Bundesrat hat die Sperrstunde für Eventlocations, Restaurationsbetriebe, Discos und Nachtclubs aufgehoben.

Mehr ist es nicht. Und nun?

Dies ist ein Auszug über die wichtigsten Regeln, die es umzusetzen gilt. Da wir das Wort «Schutzkonzept» langsam überstrapaziert finden, wollen wir es so ausdrücken: Die konkrete Umsetzung muss natürlich mit dem Kunden und der Location bestimmt werden.

Was es nun braucht, sind Veranstalter, die sich trotz der restlichen Hürden wieder für einen Live-Event entscheiden, um dem Leben wieder richtiges, gesellschaftliches Leben einzuhauchen. Wenn Sie Fragen dazu haben, sind sie bei uns richtig. Reto Schmidiger, Head of Events, hilft ihnen gerne weiter.  

Quellen:
Verordnung 2 über Massnahmen zur Bekämpfung des Coronavirus (COVID-19) - https://www.admin.ch/opc/de/classified-compilation/20201773/index.html

Medienmitteilung und FAQ - https://www.newsd.admin.ch/newsd/message/attachments/61802.pdf

Schutzkonzept Gastrosuisse - https://www.gastrosuisse.ch/de/angebot/branchenwissen/informationen-covid-19/branchen-schutzkonzept-unter-covid-19/

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