Das Jahresende naht, und während wir während dem Jahr oft über branchenspezifische Themen und Trends nachdenken, möchte ich zum Jahresende einige Lektionen zum Schmunzeln und Lernen aus der Welt des Eventmanagements weitergeben. Denn die Eventmanager sind Meister der Organisation, die mit Kreativität, Flexibilität und einem präzisen Gespür für Details aussergewöhnliche Veranstaltungen realisieren. In diesem Blogbeitrag teile ich einige Anekdoten aus meinem Alltag, die nicht nur die Herausforderungen und Freuden meiner Arbeit beleuchten, sondern auch einige wertvolle Lektionen, die ich im Laufe der Jahre gelernt habe. Lassen Sie sich von diesen Erzählungen inspirieren und entdecken Sie die kleinen, oft unerwarteten Momente, die das Leben eines Eventmanagers prägen. Was für Überraschungen könnten auch Sie in Ihrem nächsten Eventmanagement-Projekt erwarten?
Das Catering war bereit, die Dekoration und das Set-up hatten die strengen Augen der Feuerpolizei überstanden. Doch ein Servicefachangestellter war mit dem Set-up nicht zufrieden und beschloss kurzerhand, eigenständig die Kerzenständer zu verschieben. Einer der Kerzenständer landete direkt unter einer Palme – und plötzlich brach ein Feuer aus. Schnell löschten wir den Brand, doch der angebrannte Geruch blieb in der Dinner-Location hängen. Während die Gäste noch gemütlich beim Apéro waren und sich auf das Dinner freuten, versuchten wir, den Rauch aus der Location zu vertreiben, indem wir alle Türen und Fenster öffneten. Als die Gäste eintrafen, war die Location zwar rauchfrei, doch der Geruch nach verbrannter Palme war noch immer präsent und sorgte für eine ganz besondere “Dufteinheit” – ein Hauch von Exotik, den sich keiner bestellt und gewünscht hatte. Kaum hatten wir uns von diesem Vorfall erholt, entzündete sich eine vom Wind verwehte Stoffserviette, die über einem Kerzenglas lag. Nur aus Zufall stand ich in der Nähe, beobachtete die Szenerie und konnte umgehend intervenieren. Der Höhepunkt des Abends war jedoch, als die Frisur der Chef de Service in Flammen aufging, weil die Haare an einer Kerze Feuer fingen. Mein Fazit: Zu den präventiven Massnahmen gehört definitiv die Überprüfung der Position der Feuerlöschposten – und nicht jeder Duft ist in einem edlen Dinner-Setting gleichermassen willkommen.
Wenn man über präventive Massnahmen spricht, fällt mir eine weitere Episode ein, die aufzeigt, wie wichtig klare Regeln in der Organisation sind. Heute unvorstellbar, doch das Rauchen war früher in vielen Räumlichkeiten noch erlaubt, und das Rauchen in Grossraumbüros und Pausenräumen war üblich. Als das Rauchverbot ausgesprochen wurde, setzten zahlreiche Firmen in ihren gesamten Bereichen strikte Regeln durch. So auch in diesem Unternehmen, für welches wir während mehreren Tagen verschiedene Events umsetzen durften. Das Rauchen war auf dem gesamten Areal strikt verboten, was für unseren gebuchten Künstler unverständlich war. Realisiert haben wir dies spätestens dann, als sich die Rauchmelder in seinem Backstage-Raum – einem umfunktionierten Sitzungszimmer – meldeten. Doch selbst dieser Zwischenfall brachte ihn nicht zur Einsicht. Nach einer weiteren Intervention des Sicherheitsdienstes, aufgrund von Rauchen im Aussenbereich – bei welchem er ohne unsere Intervention notabene vom Gelände verwiesen worden wäre – verwandelte er kurzerhand sein Auto in ein fahrendes Fumoir und pendelte die 200 Meter zwischen dem Hauptgebäude und dem Eventzelt während all den Tagen rauchend hin und her. Mein Fazit: Seither lege ich bei der Betreuung insbesondere von internationalen Acts Wert auf die persönliche Betreuung durch unser Team.
Was aus klaren Regeln entstehen kann, zeigt sich besonders bei internationalen Events, die eine Vielzahl kultureller Unterschiede mit sich bringen. Die Arbeit an internationalen Events klingt glamourös, doch die Realität erzählt andere Geschichten. Statt Freizeit und kulturellen Erkundungen prägen unerwartete Herausforderungen und Improvisation unseren Alltag. Drei Beispiele zeigen, wie unterschiedlich und skurril diese Situationen sein können:
In Marrakech verzögerte sich eine wichtige und exakt auf einen Zeitpunkt geplante Bühnenprobe für den CEO, weil der zuständige Licht-Techniker während der entscheidenden Minuten in sein Gebet vertieft war. Hier war kulturelle Sensibilität gefragt, die Geduld und Anpassungsfähigkeit erforderte – schliesslich hat der Respekt vor lokalen Bräuchen Vorrang. Die Lichteinstellungen übernahmen wir in diesem Fall gleich selbst.
Rom präsentierte eine typisch südländische Gelassenheit: Die für die Teilnehmer vorgesehenen Busse kamen zu spät, was den gesamten Zeitplan durcheinanderbrachte. Flexibilität wurde zur obersten Priorität, um das Programm dennoch erfolgreich umzusetzen.
In München überraschte ein kulinarisches Missverständnis: Anstelle eines eleganten Korbes mit bayerischen Spezialitäten wartete auf den Hotelzimmern der Gäste ein üppiger Brotzeitteller – der vor sich hin schwitzte und das geplante Premium-Erlebnis trübte. Eine kleine Erinnerung: Achten Sie bei internationalen Events immer auf kulturelle Unterschiede und haben Sie eine Checkliste zur Sensibilisierung bereit. Letztendlich sind Daten und Erfahrungen in diesem Bereich unverzichtbar.
Solche Momente sind Teil des Jobs und fordern nicht nur Organisationstalent, sondern auch starke Nerven und Humor. Trotz allem bleibt die Gewissheit: Jede gemeisterte Herausforderung macht die Events einzigartig – und lehrt, mit allem zu rechnen. Mein Fazit: Site Visits vorab und verlässliche Partner helfen, die meisten Herausforderungen zu meistern und die Planung zu optimieren.
Anpassungsfähigkeit ist auch in kulinarischer Hinsicht entscheidend. Es war ein Incentive-Event in Zermatt, bei dem wirklich alles passen sollte: die atemberaubende Bergkulisse, die perfekte Atmosphäre und natürlich das kulinarische Highlight – ein traditionelles Raclette-Abendessen in einer sehr abgelegenen und schwierig zugänglichen Location. Der CEO selbst stand am Raclette-Grill und servierte das köstlich geschmolzene Käsegericht. Jeder Gast wurde umsorgt, Sonderwünsche berücksichtigt, und wir waren überzeugt, dass der Abend unvergesslich werden würde.
Doch wie es manchmal so kommt, zeigte uns ein Moment, dass auch die beste Planung nicht immer vor unerwarteten Wendungen schützt: Ein Gast meldete sich und fragte, ob er statt des Raclette vielleicht ein Schnitzel mit Pommes Frites haben könnte. Ein eher ungewöhnlicher Wunsch im nirgendwo und vor allem – ohne eine Küche, die auf solche Sonderwünsche vorbereitet war.
Zunächst dachte ich, kein Problem – bis mir klar wurde, dass dieser Wunsch nicht einfach zu erfüllen war. Selbstverständlich wollten wir den Gast nicht enttäuschen. Also machte ich mich auf den Weg, um eine Lösung zu finden. Mit einem Elektro-Taxi fuhr ich durch halb Zermatt, um das Schnitzel zu besorgen. Doch ohne den direkten Draht des Taxifahrers zu einem örtlichen Küchenchef, der bereit war, uns auszuhelfen, hätte ich wahrscheinlich noch stundenlang nach einer Lösung suchen können. Denn Schnitzel mit Pommes Frites stehen in Zermatt nur selten auf der Speisekarte.
So kam das Schnitzel – zwar deutlich später als geplant, fast schon als Dessert, aber immerhin ein Schnitzel mit Pommes Frites. Der Gast nahms mit Humor und war schlussendlich zufrieden, das zählt. Mein Fazit: Egal, wie gut man plant, manchmal ist Flexibilität gefragt. Halten Sie immer einige Ersatzoptionen bereit, um solche Situationen zu entschärfen. Eine gute Vorbereitung kann den Unterschied ausmachen.
Ein anderer Bereich, der viel Planung und Aufmerksamkeit erfordert, ist die logistische Organisation. Vor einigen Jahren haben wir die Geschäftsstelle für einen grossen deutschen Klinikverbund geführt und eine Medienreise mit Journalisten aus der ganzen Schweiz organisiert. Alles war perfekt geplant: Die Anreise der Gruppe mit dem Bus, die Besichtigungen, die Abläufe – und natürlich mein persönlicher „Last Check“ vor Ort.
Die Idee klang einfach, aber logisch: Ich reise mit dem Auto voraus, um sicherzustellen, dass vor Ort alles glatt läuft. Doch es gab zwei Haken: Mein Orientierungssinn war schon damals ausbaufähig, und ich kämpfte mit einem immer wieder ausfallenden Navigationssystem im Auto – und ja, Google Maps auf dem Handy war noch nicht verfügbar. Das Ergebnis? Ich verfuhr mich.
Als ich die erste Klinik erreichte, war es denkbar knapp – nur wenige Augenblicke vor dem Bus der Journalisten. „Last Check“ im Eiltempo, alles funktionierte. Erleichtert beschloss ich, den nächsten Standort frühzeitig anzusteuern. Leider war auch diese Fahrt eine unfreiwillige «Tour de Landschaft». Als ich ankam, hatte die Besichtigung schon begonnen. Zum Glück hatte die gute Vorbereitung dafür gesorgt, dass alles wie geplant lief – mit oder ohne mich. Mein Fazit: Mit den heutigen Navigationssystemen finde sogar ich den richtigen Weg – meistens.
Der letzte Aspekt, den man niemals ausser Acht lassen sollte, ist die Sicherheit. Einige Jahre lang durften wir die Generalversammlung einer regionalen Bank organisieren – ein Event, das weniger wegen der Abstimmungen, sondern vielmehr wegen des guten Essens und des geselligen Austauschs lockte. Rund 1’000 Aktionärinnen und Aktionäre kamen jedes Jahr zusammen, um bei Speis, Trank und Dorfgeschichten die Gemeinschaft zu feiern. Die Bankgeschäfte? Solide geführt. Kritische Voten? Fehlanzeige. Störaktionen? Unvorstellbar. Jedenfalls aus unserer Sicht. Der Verantwortliche der Sicherheitsfirma sah das allerdings etwas anders. Sein Sicherheitsdispositiv war selbst für uns erfahrene Profis sehr beeindruckend – oder besser gesagt: überdimensioniert. Schon Wochen im Voraus wurden Pläne geschmiedet, die eher zu einem börsennotierten Konzern mit aufgebrachten Aktionären gepasst hätten. Der Höhepunkt war jedoch jedes Jahr gleich: das Absuchen der Location mit Sprengstoffspürhunden. Währenddessen stand die gesamte Vorbereitung still, und niemand durfte auch nur einen Finger rühren. Danach wurden die Backstage-Bereiche versiegelt und nur noch mit Akkreditierung zugänglich gemacht. Und was befand sich in diesen hochgesicherten Räumen? Meistens die Give-Aways – Kugelschreiber, kleine Notizbücher oder ein regionaler Snack. Einziger Unterschied: Jetzt fühlten sie sich an wie streng geheime Schätze. Mein Fazit: Ein Sicherheitsdienst, auf den man sich verlassen kann, ist Gold wert. Dennoch lohnt es sich, die Verhältnismässigkeit des Ressourceneinsatzes hin und wieder kritisch zu hinterfragen. Achten Sie darauf, Sicherheitsvorkehrungen, die zu aufwendig sind, nicht aus den Augen zu verlieren.
Abschliessend lässt sich sagen, dass jede dieser Anekdoten zeigt, dass kein Tag wie der andere ist und jede Veranstaltung ihre eigenen Überraschungen bereithält. Die Anekdoten, die ich geteilt habe, verdeutlichen, dass es oft die unerwarteten Momente sind, die in Erinnerung bleiben und die Veranstaltungen einzigartig machen. Von kleinen Brandherden bis hin zu kulinarischen Ausflügen ins Unbekannte – der Schlüssel zum Erfolg liegt darin, flexibel zu bleiben, Humor zu bewahren und immer einen Plan B in der Tasche zu haben. Jede Herausforderung lehrt uns etwas Neues, und letztendlich sind es diese Erfahrungen, die uns zu besseren Eventmanagern machen Ich freue mich bereits auf die kommenden Projekte und auf die neuen Geschichten, die ich in diesem aufregenden Beruf sammeln werde. Lassen Sie uns gemeinsam die unvergesslichen Momente feiern, die das Eventmanagement so besonders machen!
Unsere Erfahrung aus über 22 Jahren Eventmanagement geben wir auch an unsere Eventmanagement Bootcamps weiter. Das nächste Bootcamp findet am Donnerstag, 13. März 2025 statt.
