Willkommen zu “The Ugly Truth About Eventmanagement” – der Blogreihe, die einen ungeschönten Blick hinter die Kulissen wirft. Perfekt inszenierte Events täuschen oft darüber hinweg, wie viel Organisation, Stress und Improvisation tatsächlich dahinterstecken. Unvorhersehbare Wendungen, enge Zeitpläne und unzählige kleine Details, die über Erfolg oder Misserfolg entscheiden – all das gehört zur Realität. Hier teilen wir Geschichten, die sonst kaum jemand erzählt – mal chaotisch, mal unterhaltsam, aber immer ehrlich.
Eventmanager – für dich ein absoluter Traumjob? Kreative Meetings in coolen Locations, glamouröse Events, das Mobiltelefon voller Nummern von Stars und Celebrities, stundenlang Inspiration sammeln und die schönste Dekoration auswählen, strahlende Discokugeln, Drinks und glückliche Kundinnen und Kunden, die ihren Wunschevent erleben. Klingt zu gut, um wahr zu sein? Nun ja … sagen wir mal so, entspannt ist es selten😉
Mythos: Den ganzen Tag kreative Ideen spinnen, sich inspirieren lassen und dann einfach umsetzen.
Realität: Ich liebe diese kreative Phase. Vielmehr geht es jedoch darum, Offerten einzuholen, Preise zu vergleichen, Budgets zu verhandeln – und das meistens unter enormem Kosten- und Zeitdruck.
Mythos: Coole Locations besichtigen und die schönste Dekoration aussuchen.
Realität: Ich habe beim Location-Scouting schon einige grossartige Locations und Plätze entdeckt. In der Regel geht es jedoch darum, sich mit Brandschutzauflagen, Fluchtwegen, Logistikkonzepten und Hausregeln auseinanderzusetzen. Nur um dann schlussendlich herauszufinden, dass die Wunschlocation für den Termin doch nicht verfügbar ist.
Mythos: Glitzer, Glamour und VIPs.
Realität: Diese Momente gibt es, sind jedoch eher kurz und gehen in der Hektik eines Events unter. Vielmehr beschäftigen uns das Einfordern wichtiger Informationen, das Anpassen von Konzepten, Visualisierungen, Moodboards, Botschaften und Kalkulationen. Oder das Motivieren von Dienstleistern zu zusätzlichen Leistungen im bereits vereinbarten Kostenrahmen, da das Budget längst aufgebraucht ist und die Kundin oder der Kunde noch immer Wünsche hat. Schliesslich sollen alle bei bester Laune bleiben. Denn bis zum perfekten Event sind oft noch viele kleine und grosse Herausforderungen gemeinsam zu meistern.
Mythos: Events organisieren heisst, anderen Menschen Träume erfüllen.
Realität: Auch das stimmt und macht grossen Spass, weil man mit seiner Arbeit unvergessliche Erlebnisse schafft und Menschen begeistert. Aber es bedeutet auch schlaflose Nächte, weil man erst im Bett die Ruhe findet, um über Lösungen nachzudenken. Es bedeutet, unter Hochdruck kreative Alternativen zu entwickeln, während gleichzeitig Deadlines bedrohlich näher rücken. Der Druck kommt von allen Seiten – Kundinnen und Kunden ändern kurzfristig ihre Vorstellungen, Lieferanten verzögern sich, Projektpartner warten auf Antworten, Bewilligungen fehlen. All das passiert oft parallel, während der Event immer näher rückt und keine Verzögerung möglich ist.
Stress und Druck als Normalzustand:
Wer in der Eventbranche arbeitet, muss Multitasking lieben und mit permanenter Erreichbarkeit klarkommen. Ein Event erledigt sich nicht in einem Meeting – von der Idee bis zur finalen Umsetzung vergeht meist eine intensive Zeit mit vielen Absprachen, Erfolgserlebnissen, aber auch „Zurück-auf-Feld-1“-Momenten.
Kommunikation als Kernkompetenz:
Eventmanager sind die Schnittstelle zwischen Kundinnen und Kunden, Dienstleistern, Partnern, Locations und Behörden. Oft ist man Dolmetscher zwischen kreativen Visionen und dem, was technisch oder budgetär machbar ist. Gute Kommunikation entscheidet, ob ein Projekt gelingt oder im Chaos endet.
Flexibilität als Grundvoraussetzung:
Es gibt keinen 9-to-5-Job in dieser Branche. Meetings am frühen Morgen, Standortbesichtigungen an Feiertagen oder Wochenenden, unerwartete Änderungen in letzter Minute – das alles gehört zum Alltag. Wer hier erfolgreich sein will, muss improvisieren können und flexibel bleiben.
Perfektionismus trifft Realität:
Die Erwartungen an Events sind oft hoch, gleichzeitig sind Budgets und Ressourcen begrenzt. Das bedeutet, kreative Lösungen zu finden, um trotzdem ein unvergessliches Erlebnis zu schaffen.
Unvorhersehbare Probleme:
Technik, die ausfällt, Lieferanten, die nicht rechtzeitig liefern, ein plötzlicher Wetterumschwung bei Outdoor-Events – die Liste der möglichen Katastrophen ist endlos. Praktisch jeder Event bringt eine unvorhergesehene Situation mit sich. Manche lassen sich ad hoc einfach lösen, andere erfordern mehr Effort und das Zusammenspiel verschiedener Partner. Ein guter Eventmanager behält die Ruhe und Übersicht, denn es gibt (fast) immer einen Plan B (und C und D).
Die psychische Belastung:
Der Druck, dass alles perfekt laufen muss und den einen Moment nicht zu verpassen, die Verantwortung für das Budget, die Erwartungen des Kunden – das alles kann mental belastend sein. Umso wichtiger ist es, ein starkes Team im Rücken und die richtigen Projektpartner an der Seite zu haben.
Ja, Eventmanagement ist stressig. Ja, es gibt Momente, in denen ich mich frage, warum ich mir das antue. Aber dann gibt es sie – diese magischen Augenblicke, in denen alles zusammenkommt. Wenn ein Raum voller Menschen plötzlich in Stille verfällt, weil die Inszenierung genau den richtigen Moment trifft. Wenn ein Gast nach der Veranstaltung auf mich zukommt und sagt: „Das war das beste Event, auf dem ich je war.“ Wenn aus einer Idee eine Atmosphäre entsteht, die Menschen bewegt, zum Staunen bringt oder sie für einen Moment alles um sich herum vergessen lässt.
Es sind diese Momente, die all den Stress, die langen Nächte und die unzähligen Herausforderungen vergessen lassen. Denn Eventmanagement ist kein Job wie jeder andere – es ist eine Berufung. Es bedeutet, Herausforderungen anzunehmen, durchzuhalten und sich immer wieder neu zu erfinden. Wer sich darauf einlässt, wird nicht nur an seine Grenzen kommen, sondern auch unvergessliche Erlebnisse schaffen – für sich und für andere.
Und falls der magische Moment einmal ausbleibt – dann gibt es immer noch Kaffee. Viel Kaffee.
Premotion hat sich in den letzten Jahren von einer reinen Eventagentur hin zu einer Expertin für Kommunikation und Trainings gewandelt. Was uns aber immer begleitet hat: Teamspirit, wertschätzende Zusammenarbeit und Kunden, die nicht nur Auftraggeber, sondern echte Partnerinnen und Partner sind. Genau das macht für mich den Unterschied – und genau deshalb bin ich nach all den Jahren immer noch mit voller Leidenschaft dabei.
