Willkommen zurück zu unserer Blogreihe „The Ugly Truth About Eventmanagement“. Dem Format, das die glitzernde Eventfassade ein wenig abklopft und zeigt, was wirklich dahintersteckt. Hier teilen wir Geschichten, die sonst kaum jemand erzählt. Mal chaotisch, mal unterhaltsam, aber immer ehrlich. Heute geht es um die Vorstellung «Jeder kann Event». Diese Aussage haben wir schon so oft gehört. Manchmal charmant, manchmal provozierend und meistens nur zwischen den Zeilen. Aber immer gefährlich unterschätzt. Ein scheinbar harmloser Satz, der uns Profis regelmässig Albträume beschert.
Keine Frage, Events machen Freude. Sie bringen Menschen zusammen, schaffen gemeinsame Erlebnisse und sorgen für Emotionen. Doch wenn die Kundin sagt: „Wir wollen etwas Grossartiges, das Budget ist offen“, dann wissen wir, das kann sehr heikel werden.
Offenes Budget heisst selten, dass viele finanzielle Ressourcen zur Verfügung stehen. Meistens bedeutet dies viele Diskussionen, Kompromisse und Optimierungen. Und zum Schluss realisiert der Auftraggeber: Ganz so offen ist das Budget dann doch nicht. Denn oft wird die Dimension und der Umfang sowie der professionelle Anspruch an die Dienstleister oder die Kosten für gute Unterhaltung unterschätzt.
Der Versuch zu sparen, wird dann gerne an den falschen Stellen angesetzt. „Die Moderation übernimmt eine Mitarbeiterin, die sehr kommunikativ ist und privat auch schon auf der Bühne gestanden ist.“ Oder auch klassisch: „Die Fotos machen wir mit dem Handy. Die Kameras sind ja heute schon ganz gut.“ Das stimmt. Aber nur so lange, bis sich das Ambiente in der Eventlocation mit dem besonderen Eventlicht einfärbt. Und es kommt auf den entscheidenden Moment für den Auslöser an. Guter Eventfotografen können mit den Lichtverhältnissen umgehen und haben ein Gespür für den richtigen Moment. Auch wir setzen auf Handyfotos – dann aber vor allem zur Dokumentation und für Bilder in unserem Premotion-Chat 😊
“DJ? Oh, da kennen wir, respektive einer unserer Mitarbeitenden, jemanden! Der ist sicherlich günstiger, denn er macht das gerne aus Spass an der Sache.” Unser Hinweis, dass nicht jeder DJ ein DJ für Corporate Events ist, wird ignoriert. Dann also zumindest ein gutes Briefing vorab: ein bunter Mix aus bekannten Hits und Evergreens ist gewünscht. So weit, so gut. Vor Ort zeigt sich jedoch: Der DJ hat weder Schlager noch aktuelle Hits in seinem Repertoire. «Seine Welt sei der elektronische Underground», betont der nette Mann. Soll die Party nicht in einem Fiasko enden, muss ein guter Ersatz her. Innerhalb kürzester Zeit organisierten wir einen erfahrenen Corporate-DJ. Die Party wird grossartig. Der Kunde bekommt von all dem nichts mit und feiert „seinen“ DJ. Gut, wenn der Eventmanager ein grosses Netzwerk hat. Und dass der DJ im Budget schlussendlich etwas höher ausgefallen ist, war nach dem Event keine Diskussion mehr.
Und dann gibt es immer wieder Bemerkungen wie: „Im Restaurant kostet mich das Menü 30 Franken. Warum soll ich bei meinem Event das Dreifache für das Essen bezahlen?“ Ganz einfach: Weil bei unserer Veranstaltung das Restaurant extra aufgebaut, eingedeckt, inszeniert und wieder abgebaut wird. Das Catering nehmen die Gäste direkt wahr und glauben Sie mir, fast nichts anderes hat einen grösseren Einfluss auf die Zufriedenheit der Gäste. Insbesondere Qualität, Menge und Präsentation müssen dabei zusammenpassen.
Mythos: “Ein Event ist wie die grosse Geburtstagsparty, die ich vor einiger Zeit organisiert habe. Halt einfach mit etwas mehr Technik, viel mehr Gästen und vielleicht einem coolen DJ – und da kenn ich ja schon einen leidenschaftlichen aus dem Bekanntenkreis 😉”
Realität: Ein Event ist ein Zusammenspiel aus Logistik, Dramaturgie, Technik, Sicherheit, Timing, Kommunikation und Emotion. Meist ganz ohne Probe, ohne Pausen und ohne Auffangnetz. Dazu braucht es ein Konzept und gute Vorbereitungsarbeit im Vorfeld.
Mythos: „Das kann auch unsere Kollegin machen, die hat eine kreative Ader.“
Realität: Kreativität ist wichtig. Aber ohne Erfahrung, Überblick und Nerven aus Stahl wird’s schnell brenzlig. Vor allem, wenn mal etwas schiefgeht.
Mythos: „Der Event war ja ganz einfach. Beim nächsten Mal machen wir das allein.“
Realität: Es hat alles super funktioniert. Aber nur, weil wir im Hintergrund gefühlt 100 Herausforderungen gelöst haben – von denen der Kunde offenbar und glücklicherweise nichts mitbekommen hat.
Die Extra-Mile, die niemand sieht
Unsere Arbeit beginnt nicht erst mit dem ersten Gast. Sie beginnt Wochen, Monate oder gar Jahre vorher. Mit Recherche, Planung und Netzwerkpflege. Denn ohne eingespielte Partner in Technik, F&B, Sicherheit oder Dekoration geht kaum ein Event reibungslos über die Bühne.
Eine persönliche Anekdote: Die Show läuft super. Im Einsatz auch eine imposante LED-Wand, die besonders nach der ersten Kaffeepause im Mittelpunkt der Produktepräsentation stehen soll. Die Gäste verlassen ihre Sitze für die Pause. Und auch die Technik der LED-Wand verabschiedet sich. Komplett. Nichts geht mehr. Es bleiben exakt 30 Minuten, um die Herausforderung zu lösen. Nach aussen strahlen wir Ruhe aus. Hinter dem Vorhang aber sind die Techniker gefordert: Das gesamte System muss auf ein Backupsystem ausgewechselt werden. Und das braucht Zeit. Die Kundin fragt nach: „Wann geht’s weiter?“ Ganz ehrlich: Wir wissen es nicht. Und wir wissen auch nicht, ob die Show in der geplanten Form überhaupt weitergehen kann. Trotzdem bleiben wir ruhig: „Nur noch ein kurzer Technikcheck, dann starten wir wieder“, versichern wir der Kundin.
Plan B? Der wäre vorhanden, aber deutlich weniger spektakulär. Zum Glück wird er nicht gebraucht. Die Techniker machen das Unmögliche möglich. Die Show läuft weiter. Zwar mit etwas Verspätung, aber mit dem gleichen Showeffekt. Jetzt haben wir uns den Kaffee wirklich verdient. 😉
Weil wir wissen, was für magische Momente entstehen können, wenn alles zusammenpasst und die Gäste staunen, lachen und sich wohlfühlen. Wenn ein Moment entsteht, der bleibt.
Und ja, wir gehen dafür extra Meilen. Wir lösen Probleme im Hintergrund, halten die Fäden zusammen und improvisieren, wenn nötig. Und behalten die Ruhe. Zumindest immer vor den Kundinnen und Kunden. Denn am Ende zählt genau das: Ein reibungsloser Event, bei dem alle denken, es sei ganz einfach gewesen.
Ugly Truth? Vielleicht. Aber genau unser Ding.
