Willkommen zurück zu unserer Blogreihe „The Ugly Truth About Eventmanagement“. Dem Format, das hinter die Kulissen blickt und ehrlich erzählt, was man in den Referenzen und Event-Aftermovies nicht sieht. Heute geht es um ein Thema, das nicht zum Schmunzeln ist, aber einmal angesprochen werden muss. Es geht um Offerten, Agentur-Pitches und die hartnäckige Vorstellung, dass kreative Ideen nichts kosten.
Eine ganz normale Anfrage, die in vielen Branchen üblich ist. Das ist selbstverständlich auch in unserer Agentur so und gehört zum Tagesgeschäft. Wenn die Erwartungen und Anforderungen grob definiert werden können, ist das für uns gut machbar. Etwas anders sieht es aus, wenn die Anfrage noch völlig offen ist und gleichzeitig erwartet wird, dass wir bereits erste Ideen oder Konzeptansätze abgeben. Dies oftmals mit dem Anspruch, das alles kostenlos ist.
Und genau hier liegt der Unterschied: In unserer Branche geht es oftmals nicht nur um klar definierbare Leistungen, sondern um kreative Ideen die meist individuell entwickelt werden müssen. Unsere Angebote sind keine Produkte von der Stange. Jede Anfrage ist anders und braucht ein spezifisches Vorgehen. Dieser Prozess braucht Zeit, Austausch und Erfahrung. Und genau deshalb lässt sich der Aufwand selten im Voraus mit einem einfachen Preisschild versehen.
Deshalb ist es wichtig zu unterscheiden, ob es um eine Offerte für eine Dienstleistung geht, deren Umfang bereits abschätzbar ist, oder um ein Konzept mit kreativen Ideen. Letzteres ist oft bereits der erste Schritt eines Projekts und sollte auch als solcher verstanden werden.
Wir finden Pitches (meistens) gut. Ein gut aufgesetzter Pitch ist eine wertvolle Gelegenheit, sich auf fachlicher und persönlicher Ebene kennenzulernen. Denn eine erfolgreiche Zusammenarbeit steht und fällt nicht nur mit einer besonders kreativen Idee, sondern auch mit dem gegenseitigen Verständnis für Arbeitsweise, Anspruch und Haltung. Schon im Pitch zeigt sich oft, wie die Zusammenarbeit später aussehen könnte. Wie strukturiert werden Informationen bereitgestellt? Wie verbindlich ist die Kommunikation? Werden Rückfragen offen und zeitnah beantwortet? Diese ersten Kontakte sagen viel darüber aus, ob man im Projektalltag effizient und zielgerichtet zusammenarbeiten kann.
Was viele nicht sehen: Während eines Pitches treffen wir Abklärungen, holen Offerten bei Partnern ein, warten auf Feedbacks, entwickeln Lösungen mit Spezialisten. Und all das, während das Tagesgeschäft weiterläuft. Deshalb ist ein Pitch nicht „schnell gemacht“, sondern ein intensiver Prozess im Hintergrund.
Was wir nicht mögen? Wenn dieser Prozess einseitig verläuft. Wenn er (zu) kurzfristig angesetzt ist, kein klares Briefing gemacht wird und eine Vorstellung über das Budget fehlt. Und wenn gleichzeitig erwartet wird, dass wir ein fertiges Konzept, Visualisierungen, Budgetdetails und Plan B kostenlos liefern. Dann wird aus dem Kennenlernen ein Belastungstest ohne echte Grundlage.
Mythos: „Der Pitch ist nur dazu da, die beste Idee zu finden.“
Realität: Der Pitch zeigt auch, ob die Zusammenarbeit auf Augenhöhe funktioniert. Eine starke Idee ist wertvoll. Aber nur mit dem richtigen Partner wird sie auch umsetzbar.
„Wir brauchen bis möglichst übermorgen erste Ideen oder Ansätze. Unsere Präsentation in der Geschäftsleitung ist nächste Woche.“ Solche Anfragen erhalten wir des Öfteren. Und ehrlich gesagt: Wir verstehen das und können damit umgehen. Denn wir wissen, dass viele Entscheidungen aus unterschiedlichen Gründen oft kurzfristig getroffen werden, Budgets sich verschieben, Entscheide sich verzögern und interne Abstimmungen Zeit brauchen.
In solchen kurzfristigen Situationen ist es aber ratsam, sich auf eine Agentur zu konzentrieren und nicht einen grossen Pitch zu lancieren. Es entsteht sonst unnötiger Aufwand auf allen Seiten. Kurzfristigkeit ist für uns auch eine Gelegenheit, zu beweisen, dass wir flexibel, pragmatisch und lösungsorientiert sind. Schlussendlich ist alles eine Frage der Ressourceneinteilung.
Mythos: „Es ist ja nur eine Offerte. Die habt ihr doch schnell gemacht?“
Realität: Eine Offerte ist kein Copy-Paste aus der Schublade. Sie ist durchdacht und individuell auf das Projekt, die Zielgruppe und die Rahmenbedingungen abgestimmt.
Mythos: „Wir holen einfach mal bei einigen Agenturen Ideen ein. Dann sehen wir weiter.“
Realität: Zu viele Pitches verwässern die Entscheidung. Und je mehr Gratis-Ideen man sammelt, desto grösser die Gefahr eines Konzept-Flickenteppichs.
Mythos: „Wenn sie wirklich wollen, machen sie’s auch gratis. Ist ja ein Investment.“
Realität: Wer sich ständig gratis beweisen muss, hat weniger Zeit für zahlende Kundinnen und Kunden. Qualität braucht faire Rahmenbedingungen.
Mythos: „Ein Pitch ist ein schöner Wettbewerb. Der Beste soll gewinnen.“
Realität: Ein Pitch ist nur dann fair, wenn alle die gleichen Infos, Chancen und Bedingungen haben, inklusive einer angemessenen Entschädigung.
Mythos: „Am Ende zählt die Idee, egal von wem.“
Realität: Die Idee ist wichtig. Aber noch wichtiger ist das Team, das sie umsetzt. Denn selbst die beste Idee scheitert, wenn das Vertrauen und die Zusammenarbeit nicht stimmen.
Wir verstehen, dass man vergleichen will. Aber drei Agenturen reichen doch, oder? Wer mehr einlädt, vergrössert nicht die Auswahl, sondern die Verwirrung. Und die Frustration auf Agenturseite. Denn je mehr Agenturen mitmachen, desto kleiner wird die Chance für jede einzelne bei gleichem Aufwand.
Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob eine Agentur passt, dann sprechen Sie mit uns. Lernen Sie uns kennen. Nicht alles muss im Pitch entschieden werden. Vieles erkennt man bei einem offenen Austausch schneller und ehrlicher.
Wenn wir eine Offerte verschickt oder am Pitch teilgenommen haben, sind wir natürlich gespannt auf die Rückmeldung. Sehr oft erhalten wir ein Feedback, manchmal hören wir aber auch nichts mehr. Dabei haben wir bereits Ressourcen geplant, intern koordiniert und Zeit investiert. Für uns ist Feedback enorm wertvoll. Nicht nur zur Planung, sondern auch zur Weiterentwicklung. Und wenn’s nicht klappt: Sagen Sie uns bitte ehrlich warum. Damit wir beim nächsten Mal besser werden. Ein «Es hat alles gepasst, war aber ein Bauchentscheid» hilft uns dabei nur bedingt weiter, auch wenn wir wissen, dass der Bauch oft der beste Berater ist.
Ein Pitch muss nicht perfekt sein. Aber ehrlich. Klar. Und auf Augenhöhe. Dann ist er nicht einfach Aufwand, sondern der Beginn von etwas Grossem.
