Im Eventmanagement gibt es viele Aspekte, die für den Erfolg eines Events wichtig sind. Ob für einen kleinen oder grossen Event, die richtige Planung und Organisation sind der Schlüssel zum Erfolg. In diesem Blog beschäftigen wir uns mit den wichtigsten Bausteinen des Eventmanagements. Sie erfahren auch, wie Sie einfach von unserem Know-how aus über 20 Jahren Eventmanagement profitieren können.

Bevor wir uns den wichtigsten Bausteinen des Eventmanagements widmen, stellt sich zunächst die Frage: Was versteht man eigentlich unter Eventmanagement? Es handelt sich dabei ganz einfach um die Planung und Organisation von Events - ein Event wird von der Idee bis zur Umsetzung geplant, organisiert und umgesetzt. Fehlen die (internen) Ressourcen oder das Know-how, können externe Dienstleister wie Eventagenturen mit ihren Ressourcen, Wissen und Erfahrung unterstützen.

Eine detaillierte Planung ist für das erfolgreiche Eventmanagement unumgänglich. Dazu gehören in einem ersten Schritt beispielsweise die realistische Projektplanung des Timings mit Milestones und die Definition des Budgetrahmens. Eine zentrale Rolle spielt ebenfalls die Zusammensetzung und Organisation des Projektteams. Für eine erfolgreiche Zusammenarbeit müssen die Rollen und Verantwortlichkeiten sowie die Erwartungshaltungen besprochen werden. Definiert werden sollen auch die Prozesse zum Datenaustausch und die Kommunikationswege innerhalb des Teams.

Zentrale Elemente des Events

Mit einer ganzheitlichen und vorausschauenden Eventplanung kann sichergestellt werden, dass die Ressourcen richtig eingesetzt und Herausforderungen frühzeitig antizipiert werden können. Dazu müssen in der Planung sämtliche Aspekte des Events wie zum Beispiel die Auswahl der Location, Kommunikation, Logistik, Dekoration/Inszenierung, Catering, Entertainment etc. berücksichtigt werden.   Ebenso wichtig ist eine detaillierte Budgetplanung. In diese Planung gehören Mietkosten wie Location, Technik, Infrastruktur, Logistik, Catering, Dekoration, Sicherheit etc. Auch das Personal, welches für die Organisation und Durchführung des Events h vor Ort benötigt wird, ist zentral. Eventmanagement bedeutet Flexibilität und Agilität. Kurzfristige Anpassungen und Planänderungen gehören mit dazu. Umso wichtiger ist es, dafür eine zeitliche und finanzielle Reserve einzuplanen.

Auf die richtigen Partner kommt es an

Um einen erfolgreichen Event zu organisieren, ist es wichtig, die passenden Partner und Dienstleister zu finden. Bei der Auswahl der richtigen Partner sollte nicht nur auf den Preis geachtet werden. Auch die Qualität, Zuverlässigkeit, Vertrauen und Erfahrung sind wichtig. Bei der Evaluation der Partner können Referenzen eingeholt oder Bewertungen von anderen Kunden berücksichtigt werden. Auch persönliche Empfehlungen von Kolleginnen und Kollegen oder Geschäftspartnern sind eine wertvolle Hilfe. Entscheidend, und das geht oft vergessen, ist auch der Faktor «Mensch». Die Zusammenarbeit soll partnerschaftlich sein und vor allem Spass machen.

Geballte Ladung Eventmanagement

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