In dieser Fallgeschichte geht es um Events im Ausland. Ein Kunde aus der Versicherungsbranche gab uns den Auftrag, für 450 Personen aus 45 Ländern der Regionen Middle East und Emerging Europe, eine 5-tägige Konferenz in Marrakech durchzuführen.

Im ersten Moment gingen uns die folgenden Gedanken durch den Kopf: «Spannend, ein fremdes Land, interessante Teilnehmer, neue Menschen, neue Kulturen. Das muss ein grossartiges Erlebnis werden.»

Was wir alles so erlebt haben…

Um es vorweg zu nehmen: Der Kongress war ein Erfolg. Kunde und Teilnehmende waren glücklich. Wir auch. Und wir haben ein neues Land und seine (Event)Kultur kennengelernt, aber es war kein Ferienausflug. Von Land und Leuten haben wir wenig gesehen. Mit Ausnahme des Flughafens, der Hotelanlage und einer Offsite-Location. Nichts mit kulinarischen und kulturellen Entdeckungen oder ausgedehnten Shoppingtouren auf der Jemaa el Fna. Wir waren ziemlich geschafft nach dieser Woche. Denn, so lange gab es Premotion damals noch nicht und eine Veranstaltung in diesem Rahmen hatten wir vorher noch nie in unseren Auftragsbüchern.

Hinzu kam, dass in einem fremden Land ganz viel komplett anders läuft als bei uns in der Schweiz.

Hier ein paar Beispiele:

Ein Sicherheitsdispositiv wie bei einem Staatsbesuch

Als wir zwei Tage vor der Gruppe im Hotel eintrafen, fiel uns auf, dass permanent Männer mit Headsets vor dem Hotel patrouillierten. Wir fanden heraus, dass es sich nicht um die Hotel Security, sondern um marokkanische Polizisten in Zivil handelte. Der Grund: Unter den 450 Teilnehmenden befanden sich auch Israelis und das hatte automatisch ein erhöhtes Sicherheitsdispositiv bei den Behörden ausgelöst. Die Teilnehmenden aus Israel bekamen dies bereits am Flughafen zu spüren. Ihre Einreise verzögerte sich um über zwei Stunden. Der Höhepunkt war dann eine Polizeieskorte mit Blaulicht und die Abriegelung des Geländes, als wir ausserhalb der Hotelanlage in einer alten Zuckerfabrik eine Abendveranstaltung durchführten.

Wenn Vorstellung und Realität nicht wirklich zusammen passen

Geduld war oberstes Gebot. Wenn wir zum Beispiel um 8.00 Uhr morgens Toner für den Drucker bestellten, erhielten wir diesen um 14.00 Uhr – nachdem wir gefühlte 100-mal nachgefragt hatten. So ging das die ganze Woche – nicht nur beim Toner.

Mit unserem Technikpartner vor Ort verabredeten wir, dass bei der Abendveranstaltung das Logo des Kunden an die Wände der Location projiziert wird. Die Skizzen, die wir im Vorfeld sahen, überzeugten uns. Das Resultat am Abend weniger.

Da wir das Logo aus Diskretionsgründen hier nicht zeigen können, ziehen wir zum Vergleich ein Bild mit der Statue von Christian Ronaldo herbei. In etwa so unterschieden sich auch bei uns Vorlage und Endresultat.

Dann liess - obwohl 5-Sterne - auch die Sauberkeit des Hotels zu wünschen übrig und zwar in dem Masse, dass einige Teilnehmer die erste Nacht in ihren Kleidern schliefen, weil sie sich vor den Viechern in ihren Zimmern ekelten. Zum Glück war «nur» ein Teil der Anlage betroffen und die Gäste konnten am nächsten Tag ein sauberes Zimmer beziehen. Trotzdem kein erhabenes Erlebnis.

Andere Länder, andere Sitten

Bereits im Vorfeld des Events gehörten Änderungen und Anpassungen, was die Locations und die Drittpartner betraf, zur Tagesordnung. Mit der Zeit stellten wir uns darauf ein, dass eine getroffene Abmachung oder eine freigegebene Offerte nach ein paar Stunden oder Tagen wieder Makulatur sein kann.

Für die Hauptprobe mit dem CEO war geplant, dass dieser im Scheinwerferlicht die Bühne betritt. Durchgang 1: Kein Scheinwerferlicht. Durchgang 2: Kein Scheinwerferlicht und kein Operator an der Anlage. Ein grosses Fragezeichen und ein peinlicher Moment für uns. Glücklicherweise hatte der CEO gute Nerven und viel Verständnis. Nachdem wir beim Technikpartner intervenierten, wurde kurzerhand ein Ersatzoperator eingesetzt und die Probe konnte endlich starten. Erst im Nachhinein wurde uns mitgeteilt, dass der ursprüngliche Operator beim Nachmittagsgebet war…

Auch die Zusammensetzung der Teilnehmenden war eine Herausforderung. Ein Teilnehmer aus einem arabischen Land weigerte sich zum Beispiel, in einem Workshop mit einem Israeli in derselben Gruppe zu arbeiten.

Kulturelle Unterschiede haben uns im Vorfeld und während der Veranstaltung immer wieder herausgefordert. Im Endeffekt konnten wir jedoch auf einen erfolgreichen Kongress in einem faszinierenden Land zurückblicken. Dass dies erst der Anfang unserer Ausland-Events war, erfuhren wir zwei Wochen später, als uns der Kunden mit einer Machbarkeitsstudie für den nächsten Kongress beauftragte. Mögliche Destinationen: Äthiopien oder Tanzania. Aber das ist eine andere Geschichte.

Unsere Learnings

In der Nachbetrachtung mussten wir einiges als «given facts» einfach akzeptieren. Bei einigen Punkten setzten wir jedoch gezielt an:

Genügend Ressourcen einplanen - sowohl im Vorfeld als auch vor Ort.

Je nach Destination mit einem gut ausgestatteten «Eventkoffer» anreisen und evtl. sogar eigene PC's, Drucker etc. mitnehmen.

Sich über die Kultur des Landes und der Teilnehmenden im Vorfeld noch besser informieren, damit Proben und Termine so angesetzt werden, dass sie nicht kulturellen oder religiösen Abläufen in die Quere kommen. Das gilt auch für die Personalplanung mit den Drittpartnern vor Ort.

Bilder, Set up, Grafik, insbesondere Logos nur noch 1:1 im Vorfeld abnehmen und nicht erst vor Ort.

Locations und Zimmer vor Anreise der Gäste prüfen und freigeben.