Live Streaming, Videokonferenz, Webinar, Hybridevent – das sind die Eventformen der Stunde. Doch auf was muss man achten, wenn man einen virtuellen Event plant? Wir haben für Sie die wichtigsten Punkte zusammengefasst:

1. live oder virtuell?

Wie bei jedem Event ist es wichtig, dass Sie sich in einem ersten Schritt Gedanken machen, welche Ziele Sie mit dem Event verfolgen.

Ein live Event lebt von Begegnungen, dem persönlichen Austausch, gemeinsamen Erlebnissen und Emotionen. Natürlich lassen sich auch bei virtuellen Events die Teilnehmenden vernetzen und verbinden. Der persönliche Kontakt sowie die zwischenmenschlichen Interaktionen fallen jedoch weg.

Bei einem live Event sorgen inspirierende, motivierende und engagierte Moderatoren, Speaker und Künstlerinnen für emotionale Höhepunkte. Bei virtuellen Events erzielen kurze und auf den Punkt gehaltene Speeches, Referate und Darbietungen die effektivere Wirkung. Virtuell umgesetzte Events sind in ökologisch nachhaltiger als live Events und oft auch budgetschonender. Reise- und Übernachtungskosten, die Miete für die Location, das Catering, das Event Setup inklusive Dekoration fallen zum Beispiel weg. Auf der anderen Seite werden die Kosten für die Technik (Streaming, Kamera- und Tontechnik, Hosting Plattformen etc.) höher ausfallen. Bei einem virtuellen Event darf bei der Technik jedoch nicht gespart werden. Es lohnt sich mit einem kompetenten Partner zusammenzuarbeiten, der sich mit den neusten Technologien und den Herausforderungen von virtuellen Formaten auskennt.

2. Das richtige Format finden

Welches virtuelle Format ist das richtige? Diese Frage lässt sich nicht pauschal beantworten. Auch hier ist es wichtig, die Anforderungen und Ziele zu definieren.

Live Stream und TV-Formate
Bei einer Informationsveranstaltung mit einer «one way»-Kommunikation eignet sich ein Live Stream. Die Inhalte können live gesendet oder voraufgezeichnet werden. Das Set-Up kann ähnlich einem TV-Studio inszeniert werden.  

Remote Meetings und Videokonferenzen
Mit einer Videokonferenz werden räumlich und örtlich getrennte Meetings Teilnehmerinnen und Teilnehmer zu einem virtuellen und persönlichen Austausch verbunden. Im Gegensatz zum Streaming ist für dieses Format ein höherer technischer Aufwand notwendig. Aufgrund der «two way» Kommunikation ist unter anderem eine höhere Internet Bandbreite erforderlich.

Multi Touchpoint Event und Webinare
Bei einem Webinar werden Teilnehmende integriert, aktiviert und vernetzt. Die Agenda kann über einen Tag oder einen längeren Zeitraum gesetzt werden. Ein Webinar lässt sich auf einer entsprechenden Community Plattform mit Media Stream umsetzen (bspw. www.spotme.com). Für die Interaktion mit den Teilnehmenden können Streaming- und Videokonferenzformate, Umfragen und Gamification sowie Social-Media-Kanäle integriert werden. Durch eine Teilnehmerregistrierung (Kunden) können Daten generiert und das Verhalten ausgewertet werden.

Hybridevents
Ein Hybridevent verbindet einen live Event mit virtuellen Elementen. Diese Form eignet sich, um Menschen über Distanzen und Zeitzonen miteinander zu verbinden. In einen Hybridevent lassen sich alle erwähnten Formate einbinden.

3. Den Content neu denken

Virtuelle Eventsettings bieten für die Teilnehmenden den Vorteil, sich jederzeit flexibel ein- und ausloggen und Inhalte «on demand» konsumieren zu können. Entgegen einem live (Tages-) Event bietet diese Form die Möglichkeit, Inhalte über einen längeren Zeitraum zu bespielen und die Interaktion mit der Zielgruppe aufrecht zu erhalten. Gleichzeitig bieten sich damit nachhaltige Optionen für Partner und Sponsoren.

Virtuelle Inhalte, die am Bildschirm konsumiert werden, erreichen bei der Zielgruppe aber eine relativ kurze Aufmerksamkeitsspanne. Die Herausforderung besteht somit darin, den Content neu zu denken und den inhaltlichen Spannungsbogen darauf abzustimmen. Unterstützt werden kann eine erhöhte Aufmerksamkeit durch die Integration von live Tools wie Umfragen, Q&A-Sessions, Gamification (z.B. Quizz), Networking und Social-Media-Kanäle.

Für live Events bieten die virtuellen Tools eine optimale Möglichkeit für Veranstalter, Teilnehmende, Partner und Sponsoren einen nachhaltigen Mehrwert zu schaffen. Damit dies gelingt, muss auch hier der Content neu gedacht werden.

Unsere Empfehlung: das Beste aus zwei Welten

• Überlegen Sie sich zuerst immer, welche Ziele Sie mit dem geplanten Event erreichen wollen und was bei der Zielgruppe (Teilnehmende) ausgelöst werden soll. Eine reine Informationsveranstaltung (z.B. Townhall) lässt sich zielführend mit einem virtuellen Event umsetzen. Soll Ihre Botschaft bei der Zielgruppe jedoch Emotionen auslösen und die Teilnehmenden zusammenbringen, braucht es einen live Event mit Erlebnissen und Höhepunkten.

• Denken Sie den Content neu: Virtuelle Formate lassen sich nachhaltig in live Events integrieren oder kombinieren. Sei es als Hybridevent oder indem Sie den Content so aufbereiten, dass Sie die Zielgruppe auch nach dem Event aktivieren und integrieren.

• Sparen Sie nicht bei der Technik, wenn Sie einen virtuellen Event planen, sondern arbeiten Sie mit einem erfahrenen Partner zusammen.

Wir sind Ihr Partner

Möchten Sie mehr über Content und Tools und die Integration in Ihren virtuellen Event wissen?
Dann Nehmen Sie mit mir Kontakt auf: Reto Schmidiger, Head Events, Telefon 041 210 75 56 oder sch@premotion.ch.