Nachhaltigkeit im Eventmanagement ist allgegenwärtig. Auch bei unseren Eventmanagement Bootcamps wird das Thema mit den Teilnehmenden jeweils intensiv und aus unterschiedlichsten Perspektiven diskutiert. In diesem Blog wollen wir auf die Nachhaltigkeit im Eventmanagement eingehen. Wie bei unserem Bootcamps bleiben wir dabei praxisnah. Wir zeigen auf, wie ein Event nachhaltig gestalten sein kann, ohne dabei auf ein beeindruckendes Eventerlebnis zu verzichten.
Grundlegend stellt sich zuerst die Frage: Ist ein Zusammenkommen in physischer Form zwingend notwendig, oder bieten digitale Alternativen wie virtuelle oder hybride Events eine ebenso effektive Möglichkeit, die Zielgruppe zu erreichen und die Kernbotschaften zu vermitteln? Digitale Events können die Umweltbelastung durch Reiseaktivitäten drastisch reduzieren, sind oft kostengünstiger und können durch ihre Flexibilität eine breitere Zielgruppe erschliessen. Hybride Veranstaltungen wiederum bieten eine Kombination der Vorteile von physischer Präsenz und digitaler Erreichbarkeit. Unsere Erfahrung zeigt, dass die digitalen Alternativen, bei welchen es nicht nur um die reine Informationsvermittlung geht, an Relevanz verloren haben. Einer der Gründe dafür sind sicherlich die hohen Kosten für die aufwändige Event- und Content-Produktion.
Für das nachhaltige Eventmanagement ist es entscheidend, alle beteiligten Eventpartner frühzeitig in die Planung und Umsetzung einzubinden. Dabei können durch eine proaktive Kommunikation und gemeinsamen Abstimmungen die unterschiedlichen Perspektiven und Ideen gesammelt werden. Zu berücksichtigen dabei ist, dass die Ansprüche und Möglichkeiten der einzelnen Partner sehr unterschiedlich sein können.
Auch die Gäste sollten bereits vor dem Event in den Prozess der Nachhaltigkeit einbezogen werden, beispielsweise durch gezielte Informationen zu geplanten Massnahmen und Aktivitäten vor, während oder nach dem Event. Auf diese Weise informieren wir nicht nur über die nachhaltige Ausrichtung des Events, sondern auch über die konkreten Massnahmen wie beispielsweise der Logistik und Reisemöglichkeiten, Infos zur Abfallentsorgung oder die Bemühungen für ein besonderes Cateringkonzept. Das Ziel ist, die Teilnehmerinnen und Teilnehmer zu motivieren, die Massnahmen zu unterstützen und im besten Fall selbst einen positiven Beitrag zu leisten. Nach dem Event ist es wichtig, Feedback von Partnern und Gästen einzuholen, um zu erfahren, wie die Massnahmen wahrgenommen wurden und welche Aspekte bei einer nächsten Veranstaltung optimiert werden können oder sollen.
Ein weiterer Einflussfaktor sind die Themen Dekoration, Inszenierungen und Infrastruktur. Hier können Materialien statt gekauft auch einfach gemietet und somit mehrmals wiederverwendet werden. Oftmals hat dies den positiven Effekt, den Ressourcenverbrauch zu reduzieren und gleichzeitig Kosten zu sparen. Falls dies aufgrund einer unverkennbaren und einzigartigen Inszenierung nicht möglich ist, sollte bei der Planung die nachhaltige Weiterverwendung der Materialien bereits im Vorfeld überlegt werden. So wurde das verwendete Holz eines Messestandes beispielswiese für die Aufrichte bei einem Hausbau wiederverwendet.
Ein weiterer Tipp ist, Materialien für die Inszenierung einzusetzen, welche im eigenen Unternehmen oder beim Kunden (aus Agentursicht) vorhanden und im täglichen Einsatz sind. So haben wir zum Beispiel ein Inszenierungskonzept entwickelt, bei welchem Lagergestelle für die Rauminszenierung einer gesamten Messehalle genutzt wurden. Dadurch wurden einerseits Ressourcen und Finanzen gespart und gleichzeitig ein besonders authentisches Ambiente geschaffen. Im Trend liegt ebenfalls die Dekoration «to go». Bei dieser Idee können die Gäste die Dekorationselemente, oder zumindest einzelne Teile davon, nach dem Event mit nach Hause nehmen. Bereits vor einigen Jahren haben wir dieses Konzept bei einem eigenen Kundenevent erfolgreich angewendet. Die Gäste haben diese Überraschung dabei sehr positiv aufgenommen und sich über die Blumen, Vasen und verschiedensten Kerzengläser sehr gefreut. So viel Freude mit dieser nachhaltigen Aktion auch ausgelöst wird und damit es auch für den Veranstalter eine positive Aktion bleibt, ist wichtig zu beachten, dass alles, was nicht zum Mitnehmen gedacht ist, entsprechend gekennzeichnet oder befestigt wird. Die Gäste schätzen es übrigens sehr, wenn für den Transport entsprechende (nachhaltige) Verpackungen bereitstehen.
Beim Catering sollten bewusst regionale und saisonale Lebensmittel bevorzugt werden, da dies nicht nur die ökologische Bilanz verbessert, sondern auch die lokale Wirtschaft unterstützt. Die Integration von veganen und vegetarischen Optionen kann den ökologischen Fussabdruck weiter reduzieren. Weitere Massnahmen wie der Einsatz von Mehrweg- anstelle von Einwegprodukten oder der Offenausschank von Getränken anstelle der Abgabe in Flaschen tragen zur Nachhaltigkeit bei.
Eine genaue Berechnung der Anzahl der Gäste hilft, Food Waste zu minimieren. Überschüsse können unter anderem durch die Einberechnung einer realistischen „no Show Rate” vermieden werden. Food-Waste vermieden werden kann auch durch die Abgabe der übrig gebliebenen Speisen an die Teilnehmerinnen und Teilnehmer am Ende der Veranstaltung. Dies zum Beispiel in extra dafür bereitgestellten Take-Away-Boxen. Obwohl diese Massnahme sinnvoll erscheint, gestaltet sich die Umsetzung oft schwierig. Häufig werden die Speisen beispielsweise während dem Event über einen längeren Zeitraum auf einer Buffetstation präsentiert und können danach aus qualitätsgründen nicht mehr weitergegeben werden. Probleme entstehen auch bei Nahrungsmitteln, für welche beim Transport eine Kühlkette eingehalten werden muss. Zu berücksichtigen sind ebenfalls die geltende Lebensmittel Gesetzgebungen und Vorschriften. Diese variieren je nach Kanton.
Die Nachhaltigkeit kann auch bei der Auswahl der Location berücksichtigt werden. Dabei bietet zum Beispiel eine Location, welche Nahe am Hauptsitz des Unternehmens liegt, den grossen Vorteil, dass die meistens Gäste eine kurze Anreise haben. Ebenfalls wichtig ist eine gute Anbindung an den öffentlichen Verkehr. Anreize wie Kombitickets können die Teilnehmenden dazu ermutigen, umweltfreundliche Transportoptionen zu wählen. Die Einbindung unkonventioneller Transportmittel wie Velos oder E-Scooter kann ebenfalls zur Förderung nachhaltiger Mobilität beitragen
Um den Energieverbrauch zu minimieren, bieten eine Vielzahl an Locations bereits heute energieeffiziente Beleuchtungen, Heizungen und Kühlungssysteme. Entsprechende Umweltzertifizierungen, sind ein Hinweis darauf, dass die Location nachhaltige Lösungen implementiert hat.
Wir stellen abschliessend fest, dass sich das Thema Nachhaltigkeit im Grossen und Kleinen mit dem Eventmanagement gut vereinbaren lässt. Dies einerseits durch die aktive Integration Partner und Gäste, die Verwendung nachhaltiger Materialien, einem sinnvollen Logistik- und Cateringkonzept sowie der Auswahl der passenden Location. Ein schöner Nebeneffekt ist, dass alle diese Massnahmen, einen Event nicht nur Nachhaltiger, sondern auch authentischer machen.
Dich interessiert dieses und alle anderen Themen rund um das Eventmanagement? Unser nächstes Bootcamp findet am Donnerstag, 17. Oktober 2024 statt. Infos und Anmeldung hier