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Online Workshops – Rahmen und Inhalt sind entscheidend

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Im Gegensatz zu einem Online-Kurs finden Online Seminare, Webinare oder -Workshops live am Bildschirm statt. Moderator und Teilnehmende erarbeiten in Echtzeit auf dem virtuellen Weg gemeinsam auf Ergebnisse hin. In den letzten Wochen und Monaten habe ich verschiedene Erfahrungen, auch als Teilnehmer, gemacht und meine ganz eigenen Erkenntnisse gesammelt. Dabei habe ich festgestellt, dass der Rahmen genauso mit entscheidend für den Erfolg ist, wie der eigentliche Inhalt.

Dieser Blog ist auch als Podcast verfügbar:

Plötzlich musste es schnell gehen. Aufgrund der Einschränkungen, die wegen der Corona-Krise getroffen wurden, konnten öffentliche Seminare und Workshops für Firmenkunden nicht mehr wie geplant vor Ort durchgeführt werden. Darunter ein Mitarbeitertraining eines Verlages, ein Leadershiptraining für ein Transportunternehmen, eine nationale Workshopserie einer Medienanstalt, die Kadertagung einer Gastrokette. Es gab also zwei Möglichkeiten: Das Seminar verschieben oder es auf dem virtuellen Weg durchführen. Entschied man sich für die zweite Variante ging es zuerst einmal darum, Inhalt, Ablauf und die Tools auf die neue Situation abzustimmen, ohne das ganze Konzept komplett umzukrempeln. In einem zweiten Schritt mussten Auftraggeber und Teilnehmende von der Alternative «Online Workshops» überzeugt werden. Dabei ging es vor allem darum, bestehende Vorbehalte zu berücksichtigen:

  • Verbindungsprobleme
  • Unpersönlich
  • Ermüdend
  • Der persönliche Austausch und das Vernetzen, zum Beispiel in den Pausen, entfällt
  • Eingeschränkte Interaktion
  • Zu viele, verlockende Ablenkungen, wenn man alleine in einem Raum vor dem Bildschirm sitzt

Den kritischen Erfolgsfaktoren stehen jedoch auch eine ganze Reihe von positiven Aspekten gegenüber:

  • Mietkosten für den Raum, Reise-, Verpflegungs- und Unterkunftskosten entfallen
  • Die Teilnahme ist bei einem vollen Terminkalender eher möglich, da Reisezeiten entfallen
  • Die Vielfalt der Teilnehmenden steigt, da man sich von überall auf der Welt einloggen kann. Dieser Aspekt eröffnet zudem die Möglichkeit ein Seminar als hybrides Format mit Teilnehmenden vor Ort und live zugeschalteten Teilnehmenden durchzuführen.
  • Die Teilnehmerzahl ist grösser, da keine Platzbeschränkungen existieren
  • Die Teilnehmenden haben mehr Privatsphäre und können sich in «ihrem» Schulungsraum selbst einrichten
  • Introvertierte Teilnehmende haben mehr Möglichkeiten, sich einzubringen. Zum Beispiel über die offene Chat-Funktion
  • Gruppenarbeiten oder der 1:1 Austausch können bequem und vom Trainer moderiert in virtuellen Break-out-Räumen stattfinden
  • Das Seminar kann aufgezeichnet werden. So besteht die Möglichkeit, wichtige Sequenzen im Nachgang noch einmal anzuschauen

Die Kernfrage: Funktioniert das Format auch online?
Zugegeben, ein Online-Seminar oder -Workshop durchzuführen ist nicht Rocket Science. Aber es reicht nicht, ein offline Format 1:1 online durchzuführen. Aus diesem Grund muss in den meisten Fällen das Workshopdesign auf die neuen Gegebenheiten angepasst werden. Zudem sollte die online Moderation im technischen Bereich reibungslos verlaufen. Zum Beispiel wenn es darum geht, Teilnehmende in Break-out Räumen arbeiten zu lassen und das Arbeiten mit konkreten Hinweisen über die Chat Funktion zu begleiten und zu steuern. Da macht es Sinn, dass man mit den verschiedenen Moderations- und Kommunikationstools vertraut ist.

Die Wahl des passenden Tools
Um den Inhalt des Seminars konzeptgetreu durchführen zu können, stehen Coaches und Trainern verschiedene Tools zur Verfügung: Zoom, Skype, Adobe Connect, WebEx, Miro, Google Hangout, Microsoft Teams, Moodle, Spotme, um nur einige zu nennen. Aufgrund seiner Benutzerfreundlichkeit und seiner praktisch unbegrenzten Verfügbarkeit hebe ich hier einmal Zoom heraus.

Bei Zoom schätze ich zudem die Möglichkeit, dass sich die Teilnehmenden in separaten Break-out Räumen zu Gruppenarbeiten oder für den individuellen Austausch treffen können. Die Gruppenzuteilung kann nach dem Zufallsprinzip oder durch eine gezielte Auswahl stattfinden. Sicherheitsprobleme mit denen Zoom konfrontiert wurde, hat das Unternehmen in der Zwischenzeit behoben und im April 2020 ein Update versendet.

Um eine Zoom Sitzung auch in Zukunft zu schützen, gibt es verschiedene Massnahmen:

  • Ermöglichen Sie den Zutritt zur persönlichen Meeting-ID mit Passwort
  • Geplante Meetings generieren eine ID die schwieriger zu erraten ist
  • Mit der Wartezimmerfunktion können die Teilnehmenden überprüft werden, bevor Sie Ihnen den Zutritt zum Meeting gewähren
  • Verhindern Sie Zoom-Bombing, indem Sie die Webinar-Funktion verwenden. Hier wird die Bildschirmfreigabe allerdings eingeschränkt
  • Verwenden Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung
  • Sperren Sie ab einem gewissen Zeitpunkt den Zugang

Bestimmen Sie selbst, welche Massnahmen für Ihr Seminar angezeigt sind und in welchem Fall diese unter Umständen über das Ziel hinausschiessen. 

Vor dem Start sollten noch einige Punkte beachtet werden:

  • Stellen Sie den Teilnehmenden allfälliges Lernmaterial und Aufgaben im Vorfeld zur Verfügung
  • Schränken Sie Ihre reine Vortragszeit auf +-15 Minuten ein und aktivieren Sie die Teilnehmenden regelmässig
  • Stellen Sie Fragen, regen Sie Diskussionen an, lassen Sie die Teilnehmenden sprechen, indem Sie zum Beispiel nach konkreten Erfahrungen und Meinungen fragen
  • Ersetzen Sie Fakten mit Geschichten
  • Legen Sie genug Pausen ein
  • Seien Sie achtsam und gehen Sie auch online auf nonverbale Reaktionen der Teilnehmenden ein
  • Nutzen Sie weitere Medien wie Videos, Bilder, Whiteboard, Tonaufzeichnungen, Gamification

Vereinbaren Sie neben den üblichen Rahmenbedingungen ein paar zusätzliche Punkte:

  • Der Bildschirm ist immer eingeschaltet
  • Wer nicht spricht, schaltet das Mikrofon auf stumm
  • Wortmeldungen per Handzeichen oder durch das «Hand heben Icon»
  • Bei einer Teilnehmerumfrage oder Reflexion weist der Moderator das Wort zu oder die Teilnehmenden bestimmen die nächste Person («Ich gebe das Wort an…»)

Fazit
Online Seminare funktionieren sehr gut. Der Lerneffekt kann sichergestellt werden, wenn Inhalt und Form für die Teilnehmenden auf die neuen, virtuellen Rahmenbedingungen angepasst werden. Die Form erfordert jedoch ein hohes Mass an Selbstdisziplin der Teilnehmenden und sind somit vermutlich nicht für jeden Persönlichkeitstypen geeignet. Online Seminare werden Präsenzseminare bestimmt nicht verdrängen, werden jedoch in Zukunft im Alltag immer präsenter, weil sie eine echte Alternative oder Ergänzung zu den herkömmlichen Seminarformaten sind. Gut vorstellbar ist, dass in Zukunft hybride Formate mehr und mehr Einzug halten werden, um so Seminare kosten- und klimaneutral gestalten zu können.

Planen Sie einen Workshop, ein Seminar oder ein Training für Ihr Team oder Ihre Unternehmung? Nehmen Sie mit Sacha Johann, Head of Premotion Academy, Kontakt auf, wir erarbeiten gemeinsam ein massgeschneidertes Konzept. On- oder offline.

Kontaktinformation
Sacha Johann, Head of Premotion Academy & Owner, Telefon 041 377 46 42, joh@premotion.ch

Coaching, Seminare und Training
Sacha Johann, Life & Business Excellence, www.sachajohann.ch

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