Viele Kunden fragen uns, wann sie eine Agentur zur Unterstützung beiziehen sollen. Erfahren Sie in diesem Beitrag die fünf häufigsten Gründe, die für eine Zusammenarbeit mit einer Agentur sprechen.

1. Ihnen fehlen interne Ressourcen

Fehlende interne Ressourcen sind der wichtigste Grund, weshalb Unternehmen die Unterstützung einer Agentur suchen. Wenn kein interner Eventmanager oder kein Eventteam zur Verfügung stehen, muss jemand neben seinem Tagesgeschäft die Verantwortung übernehmen. Sind diese Person(en) bereits voll ausgelastet, wird das Projekt von der interessanten Herausforderung zu einer Belastung. Unterschätzen Sie den Aufwand nicht. Bereits für einen mittelgrossen Event (120 bis 300 Personen an einem Tag oder Abend) benötigen Sie als Projektmanager gegen 10 volle Arbeitstage, um alles zu organisieren. Die Umsetzung vor Ort - inklusive Auf- und Abbau - wird Sie auch noch einmal 2 bis 3 Arbeitstage kosten. Und die anderen Aufgaben auf Ihrem Schreibtisch werden nicht weniger. Zu berücksichtigen gilt es zudem, ob das interne Organisationskomitee oder die Eventabteilung auch mitfeiern sollen. Wenn ja, dann liegt die Zusammenarbeit mit einer Agentur auf der Hand. So hat niemand Stress am Eventtag und alle können den Anlass gleichermassen geniessen.

2. Sie benötigen Know-how für Ihr Eventkonzept

Niemand weiss alles, aber alle wissen etwas. Die Kunst ist, sich die richtige Verstärkung zu holen. Und hier kommt die Agentur ins Spiel. Sie wissen vielleicht nicht, wie man eine Dramaturgie eines Events ausarbeitet oder ein passendes Bühnenbild gestaltet. Die Eventagentur kann Ihnen helfen. Sie hat Fachwissen in der Kreation und kann so viel zielgerichteter und effizienter arbeiten. Hinzu kommt das breit gefächerte Netzwerk: Vom Produktionsspezialisten zum Dekorateur über die Choreographin zum Ablaufregisseur. Sie alle können einen wertvollen Input zum Konzept geben. Die Agentur kennt sie alle und weiss, wann es Sinn macht, diese Spezialisten beizuziehen.

3. Ihnen fehlen die Kontakte zu den passenden Dienstleistern

Für Ihren Event benötigen Sie verschiedene Dienstleister. Wissen Sie welche und kennen Sie das Preisgefüge? Können Sie Leistungen zusammenlegen, um so die Anzahl Schnittstellen klein zu halten und Kosten und Nutzen zu optimieren? Die Agentur kennt den Markt und die verschiedenen Player. Aufgabe der Agentur ist, Ihnen die Dienstleister zu empfehlen, die am besten zu Ihrer Philosophie, Ihren Botschaften und schlussendlich zum Eventkonzept passen. Zudem kann es gerade bei Preisverhandlungen hilfreich sein, wenn die Agentur einen Dienstleister kennt und schon mit ihm gearbeitet hat.

4. Sie haben als Prophet im eigenen Land einen schweren Stand

Umgeben von Branchenexperten tut externer Input gut. Input mit einer Aussensicht und viel Erfahrung. Gerade diese Erfahrungen und die zahlreichen Einblicke in andere Branchen tragen oft dazu bei, dass sich das finale Konzept von den branchenüblichen Massnahmen abhebt. So werden dann auch die gewünschten Resultate erzielt. Zudem helfen eine externe Sichtweise und Inputs von aussen, dass interne Gremien aus der Spiraldiskussion ausbrechen und plötzlich viel einfacher entscheiden können.

5. Sie wollen bezüglich Kosten keine bösen Überraschungen erleben

Ein Event kostet Geld, das liegt auf der Hand. Und gerade in einer Zeit, in welcher jeder Kommunikationsfranken effizient eingesetzt werden soll, müssen Sie das Budget im Griff haben. Wenn Sie eine externe Location bevorzugen, kommen zur Miete oft noch zusätzliche Nebenkosten hinzu, die schnell einmal 20 bis 50% der effektiven Miete ausmachen. Das gilt auch für weitere Budgetpositionen, wie zum Beispiel für Caterer, Künstler und Moderatoren. Selbstverständlich sind diese Kosten in den meisten Fällen gerechtfertigt. Überprüft man diese jedoch nicht frühzeitig, kann es zu bösen Überraschungen und schlaflosen Nächten kommen. Es ist die Aufgabe der Agentur, diese Kosten zu prüfen und/oder auf Zusatzkosten hinzuweisen. Und ganz wichtig: Die Agentur führt für Sie auch die Verhandlungen und holt so das beste Paket heraus.

Um Zum Schluss: Wie viel kostet denn die Agentur?

Die Zusammenarbeit mit einer Agentur fängt bei gut CHF 4'000 an. Für grössere Projekte können Sie 15% des Gesamtbudgets als Richtgrösse für die Konzeption und die Organisation rechnen. ProjektleiterIn, Projektassistenz und Hilfskräfte, die den Event für Sie vor Ort umsetzen, werden separat und meist mit Tagespauschalen verrechnet.

Möchten Sie mehr über die Zusammenarbeit mit einer Agentur wissen oder wünschen Sie eine konkrete Offerte? Nehmen Sie mit uns Kontakt auf: info@premotion.ch oder Telefon 041 377 00 00.